Der Monatslauf
Am Monatsanfang exportiert der Zeitplan den Vormonat und mailt die Datei an die Kanzlei.
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- Die Umstellung
Beispiel Erst die Probe, dann der erste echte Monat.
Bisher hat die Kanzlei die Umsätze aus einer Liste oder aus den Rechnungen gebucht. So wechselt ihr auf den DATEV-Export, ohne dass ein Monat doppelt oder gar nicht in den Büchern steht.
Sechs Schritte bis zum Alltag.
dein-shop.de/admin
Zeitraum
August 2026September 2026Eigener Zeitraum
Von01.08.2026
Bis31.08.2026
Es zählt das Belegdatum. Bereits exportierte Belege werden automatisch übersprungen; die Datei liegt danach im Lauf zum Herunterladen bereit und bleibt im Verlauf gespeichert.
Export starten
Vorschau erstellenZeigt Summen und Zeilen. Erzeugt keine Datei und sperrt keinen Beleg - im Verlauf steht sie als Vorschau.
Testexport erstellenErzeugt eine echte, vollständige Datei zum Prüfen. Der Lauf zählt nicht als Export, die Belege bleiben frei - im Dateikopf steht „Testexport".
Export erstellenVerbindlich: schreibt die Datei und sperrt die Belege gegen einen zweiten Export.
Steuerberater-Infoblatt (PDF)Das Infoblatt fasst für den Steuerberater zusammen, wie gebucht wird, welche Konten und Belegnummernkreise verwendet werden, was der Export bewusst nicht enthält und wie die Datei importiert wird. Am besten einmal zusammen mit der ersten Datei übergeben.
- Mandant anlegen
Der Assistent fragt in fünf Schritten ab, was DATEV braucht: Berater- und Mandantennummer, Verkaufskanäle, Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr, Erlöskonten, Debitor und Versteuerung.
- Infoblatt an die Kanzlei
Ein Klick auf der Seite Export erzeugt das Infoblatt als PDF: Stammdaten, Format, Buchungslogik und jedes verwendete Konto. Die Kanzlei sieht vorab, was kommt, und sagt, was sie anders haben will.
- Testexport eines gebuchten Monats
Nimm einen Monat, den die Kanzlei schon gebucht hat. Der Testexport ist eine echte Datei, sperrt aber nichts und trägt im Kopf „Testexport“.
- Probeimport und Vergleich
Die Kanzlei liest die Datei zur Probe ein und vergleicht mit ihrer eigenen Buchung. Weicht etwas ab, änderst du Konten oder Einstellungen und exportierst denselben Monat erneut, so oft wie nötig.
- Der erste verbindliche Monat
Passt der Test, exportierst du den ersten Monat, den die Kanzlei noch nicht gebucht hat, verbindlich. Ab jetzt sperrt jeder verbindliche Lauf seine Belege.
- Zeitplan einschalten
Ist ein Monat von Hand sauber durchgelaufen, übernimmt der Zeitplan.
Was die Umstellung leicht macht.
- Bestellungen von vor der Installation zählen mit: Grundlage sind die Belege in Shopware, nicht ein Protokoll ab dem Installationstag.
- Ein Testexport sperrt nichts, und Wiederholen kostet nur einen Klick.
- Jedes Konto ist am Mandanten überschreibbar, bis auf den Debitor auch je Verkaufskanal; so passt sich der Export an die Konten der Kanzlei an, nicht umgekehrt.
- Monate, die die Kanzlei schon anders gebucht hat, exportierst du nicht verbindlich, sonst stünden sie doppelt in DATEV.
Was dazu gefragt wird.
Mit welchem Monat sollen wir anfangen?
Mit dem ersten Monat, den die Kanzlei noch nicht gebucht hat. Frühere Monate bleiben, wie sie sind; ein Testexport über sie hilft beim Vergleich, zählt aber nicht.
Was, wenn der erste verbindliche Lauf doch falsch war?
Im Verlauf, im Menü seiner Zeile: „Als Testlauf verwerfen“. Seine Belege gelten danach wieder als nicht exportiert. Hat die Kanzlei die Datei schon gebucht, muss sie das bei sich rückgängig machen. Vorher abstimmen.
Die anderen Beispiele
Mehrere Firmen in einem Shop
Je Firma ein Mandant mit eigenen Konten, eigener Beraternummer und eigenen Kanälen.
Verkauf in die EU
Erlöskonto je Bestimmungsland und eine Lieferschwelle, die vor dem Reißen warnt.
Ein Jahr nachholen
Ein Wirtschaftsjahr in einem Lauf, in Schritten und bei Bedarf in mehreren Dateien.