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Konto je Bestimmungsland oder Sammelkonto mit Steuerschlüssel; dazu die Lieferschwelle.
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Steuerfall PayPal zahlt gesammelt aus, der Export bucht jede Zahlung einzeln.
Mehmet verkauft Fahrradteile, und die meisten Kunden zahlen mit PayPal. Auf dem Geschäftskonto kommt davon eine Sammelauszahlung an, abzüglich der Gebühren, und seine Kanzlei suchte jeden Monat, welche Rechnungen darin stecken. Seit er Zahlungen exportiert, bringt die DATEV-Datei jede PayPal-Zahlung mit ihrer Rechnungsnummer mit, und jede Zahlung gleicht ihre Rechnung aus.
PayPal buchen: drei Zahlungen, eine Sammelauszahlung.
Am 13. Oktober zahlen drei Kunden ihre Rechnungen mit PayPal, zusammen 416,50 €. Zwei Tage später kommen auf dem Bankkonto 402,88 € von PayPal an. Welche Rechnung in dieser Summe steckt, weiß nur der Shop.
Im Shop
| Rechnung | Bezahlt am | Zahlungsart | Betrag |
|---|---|---|---|
| RE-10531 | 13.10. | PayPal | 119,00 € |
| RE-10534 | 13.10. | PayPal | 59,50 € |
| RE-10538 | 13.10. | PayPal | 238,00 € |
| Zusammen | 416,50 € |
Drei Zahlungen, jede mit ihrer Rechnung.
Genau diese drei Zeilen schreibt der Export: Geldkonto 1201 an Debitor 10000, datiert auf den 13.10., mit RE-10531, RE-10534 und RE-10538 in Belegfeld 1.
Bei PayPal
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Drei Zahlungen | 416,50 € |
| Gebühren | − 13,62 € |
| Auszahlung aufs Bankkonto | − 402,88 € |
| Bleibt | 0,00 € |
Gebühren und Auszahlung kennt nur PayPal.
In Shopware steht davon nichts. Die Quelle für diese beiden Beträge ist der PayPal-Auszug.
Auf der Bank
| Datum | Absender | Betrag |
|---|---|---|
| 15.10. | PayPal | 402,88 € |
Eine Gutschrift für drei Rechnungen.
Die Kanzlei erfasst aus den Auszügen nur noch diese Auszahlung und die Gebühren. Die drei Rechnungen sind über den Export schon ausgeglichen, und auf 1201 bleibt nichts stehen: 416,50 − 13,62 − 402,88 = 0,00 €.
Sammelzahlung buchen: was aus der Datei kommt und was aus dem Auszug.
Bevor der Zahlungsexport angeht, legt ihr mit der Kanzlei fest, welche Zahlungen sie ab dann aus der Datei übernimmt. Bucht sie dieselben Zahlungen weiter aus dem Kontoauszug, stehen sie doppelt in den Büchern.
| Vorgang | Quelle | Bei Mehmet |
|---|---|---|
| Drei PayPal-Zahlungen, jede gegen ihre Rechnung | DATEV-Datei aus dem Shop | 416,50 € |
| Gebühren von PayPal | PayPal-Auszug, gebucht von der Kanzlei | 13,62 € |
| Auszahlung von PayPal aufs Bankkonto | Bank- und PayPal-Auszug, gebucht von der Kanzlei | 402,88 € |
| Rest auf dem Geldkonto für PayPal (1201) | 0,00 € |
Das Steuerberater-Infoblatt sagt der Kanzlei dasselbe: Zahlungseingänge tragen in Belegfeld 1 die Nummer der Rechnung, die sie ausgleichen, und Gebühren der Zahlungsanbieter mit ihren Sammel-Auszahlungen stehen unter dem, was der Export nicht enthält.
PayPal-Zahlungen buchen in drei Schritten.
Der Zahlungsexport ist ab Werk aus. Er gilt für den ganzen Mandanten, und jede Zahlungsart braucht dann ein Geldkonto. Die Karte sagt selbst, wofür er gedacht ist: für Zahlungsanbieter, die gesammelt auszahlen.
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Bestellungen › DATEV-Export › Mandanten
Muster Handels GmbH
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StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle
Zahlungen
Bucht zusätzlich die Geldseite: wann das Geld eingegangen ist oder erstattet wurde.
Die meisten Kanzleien buchen Zahlungen selbst aus dem Kontoauszug, und DATEV empfiehlt das auch. Sinnvoll ist der Export vor allem bei Zahlungsanbietern, die gesammelt auszahlen, etwa PayPal: auf dem Kontoauszug steht dann nur die Sammelzahlung, und erst die einzelnen Zahlungen aus dem Shop gleichen die Rechnungen aus.
Zahlungen exportieren
Vorher mit der Kanzlei abstimmen. Bucht sie die Zahlungen weiter aus dem Kontoauszug, stehen sie doppelt in den Büchern - und das fällt erst spät auf.
Gebucht wirdDer Zahlungseingang bei bezahlten Bestellungen mit der Rechnungsnummer, der Zahlungsausgang bei einer Erstattung mit der Gutschrift- oder Stornonummer - jeweils am tatsächlichen Zahlungstag.
Nicht enthaltenGebühren der Zahlungsanbieter, Skonto, Sammel-Auszahlungen, Rücklastschriften und Teilbeträge kennt Shopware nicht. Solche Bestellungen bucht der Export nicht, er nennt sie im Prüfbericht zum Nachbuchen.
GeldkontenJede Zahlungsart braucht ein Geldkonto im Reiter „Konten". Fehlt eines, wird die Zahlung nicht gebucht und im Prüfbericht gemeldet - geraten wird nie.
Öffne den Mandanten im Reiter Export und schalte in der Karte Zahlungen „Zahlungen exportieren“ ein, sobald die Kanzlei zugestimmt hat.
Trag im Reiter Konten in der Karte Geldkonten je Zahlungsart bei PayPal das Konto ein, auf dem die Kanzlei PayPal führt, bei Mehmet 1201. Vorkasse geht bei ihm auf 1200.
Rechne auf der Exportseite eine Vorschau über einen Tag. Unter den Rechnungen stehen die Zahlungen: Geldkonto 1201 an Debitor 10000, mit derselben Nummer in Belegfeld 1 wie die Rechnung.
Was in der Zahlungszeile steht.
Die Zahlung zu RE-10531 in der Datei, Feld für Feld. Über Belegfeld 1 findet DATEV die offene Rechnung und gleicht sie aus.
| Feld | Inhalt | Bei RE-10531 |
|---|---|---|
| Feld 1 · Umsatz | der Betrag der Bestellung | 119,00 |
| Feld 2 · Soll/Haben-Kennzeichen | S für den Eingang, H für eine Erstattung | S |
| Feld 7 · Konto | das Geldkonto der Zahlungsart | 1201 |
| Feld 8 · Gegenkonto | derselbe Debitor wie bei der Rechnung | 10000 |
| Feld 9 · BU-Schlüssel | leer bei Soll-Versteuerung, bei Ist der Schlüssel des Umsatzes | leer |
| Feld 10 · Belegdatum | der Tag, an dem die Zahlung in Shopware auf „Bezahlt“ wechselte | 1310 |
| Feld 11 · Belegfeld 1 | die Nummer der Rechnung, die sie ausgleicht; ohne Rechnung „Z-“ und die Bestellnummer | RE-10531 |
| Feld 14 · Buchungstext | „Zahlung Bestellung {bestellNummer}“ oder ein eigenes Muster | Zahlung Bestellung 10531 |
Eine Erstattung bucht die Gegenrichtung: Haben auf dem Geldkonto, mit der Nummer der Gutschrift oder des Stornos in Belegfeld 1 und dem Text „Erstattung Beleg …“, datiert auf den Tag der Erstattung. Welchen Schlüssel eine Zahlung unter Ist-Versteuerung trägt, steht unter Ist-Versteuerung.
Der Monat je Geldkonto, neben dem PayPal-Auszug.
Unter Übersicht › Auswertung steht für jeden Zeitraum, was der Export auf die Geldkonten gebucht hat, je Geldkonto und Zahlungsart, mit CSV. Die Summe auf 1201 legt die Kanzlei neben die Zahlungseingänge im PayPal-Auszug desselben Monats.
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Bestellungen › DATEV-Export
DATEV Auswertung
01.10.2026 - 31.10.2026 · Zahlen aus dem verbindlichen Lauf vom 01.11.2026 Festgeschrieben und exportiert: dieselben Konten, Schlüssel und Summen wie in der Datei.
Zahlungen je Geldkonto
Was der Export auf die Geldkonten bucht, gegen Bank- und PayPal-Auszug abzustimmen.
| Geldkonto | Zahlungsart | Buchungen | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1201 | PayPal | 186 | 14.872,60 € |
| 1200 | Vorkasse | 41 | 3.208,90 € |
Zahlungen nach dem Ende des Zeitraums stehen im Zeitraum ihres Eingangs. Erstattungen mindern das Geldkonto.
CSV
- Je Geldkonto
186 PayPal-Zahlungen über 14.872,60 € auf 1201. Zahlungen nach dem Ende des Zeitraums stehen im Zeitraum ihres Eingangs, Erstattungen mindern das Geldkonto.
- Woher die Zahlen kommen
Die Zahlen kommen aus dem verbindlichen Lauf des Monats: dieselben Konten und Summen wie in der Datei, die die Kanzlei eingelesen hat. Für einen Monat ohne verbindlichen Lauf nimmt sie die letzte Vorschau oder den letzten Testexport, oder du rechnest mit „Vorschau rechnen“ eine.
Gebühren, Teilbeträge und Sammelauszahlung kennt Shopware nicht.
Der Export bucht, was in der Bestellung steht. Gebühren, Skonto, Sammelauszahlungen und Rücklastschriften entstehen erst bei PayPal oder der Bank, und ein Status wie „teilweise bezahlt“ trägt in Shopware keinen Betrag. Solche Vorgänge erfasst die Kanzlei aus dem Auszug; Teilzahlungen und Teilerstattungen nennt der Prüfbericht, damit sie nicht untergehen.
Wenn eine Zahlung nicht aufgeht, steht es im Bericht.
Alle drei sind Hinweise: Solange „Warnungen blockieren den Export“ aus ist, entsteht die Datei, und der Bericht nennt die Bestellung mit dem Weg heraus.
- Geldkonto zur Zahlart fehlt
Hat eine Zahlungsart kein Geldkonto, bucht der Export ihre Zahlungen nicht. Der Umsatz steht, der Geldeingang fehlt.
- Art
- Hinweis
- Was zu tun ist
- Im Reiter Konten das Geldkonto eintragen, das die Kanzlei nennt, und den Zeitraum erneut exportieren.
- Zahlbetrag weicht vom Rechnungsbetrag ab
Die Zahlung bucht den heutigen Betrag der Bestellung. Wurde sie nach der Rechnung geändert, bliebe die Differenz am Debitor offen; der Hinweis nennt beide Beträge.
- Art
- Hinweis
- Was zu tun ist
- Klären, welcher Betrag stimmt; ist die Rechnung falsch, gehört die Korrektur als Gutschrift oder Storno in den Export.
- Zahlung ohne Beleg
Eine Zahlung ohne Rechnung bucht mit „Z-“ und der Bestellnummer in Belegfeld 1, damit das Geld nicht fehlt. Ohne Rechnungsnummer kann DATEV den Posten nicht von selbst ausgleichen.
- Art
- Hinweis
- Was zu tun ist
- An der Bestellung die Rechnung anlegen und den Zeitraum erneut exportieren.
Ein Schalter, ein Konto je Zahlungsart, dazu Buchungstext und Debitor.
| Einstellung | Wo | Vorgabe |
|---|---|---|
| „Zahlungen exportieren“ | Mandant › Export › Zahlungen | aus |
| Geldkonto je Zahlungsart | Mandant › Konten › Geldkonten je Zahlungsart | leer: „Ohne Konto wird die Zahlung nicht gebucht.“ |
| „Buchungstext (Zahlung)“ | Mandant › Buchung › Buchungstext | „Zahlung Bestellung {bestellNummer}“ |
| Debitor-Modus | Mandant › Konten › Debitorenkonto | Sammeldebitor; auch „Sammeldebitor je Zahlungsart“ |
Geldkonten, Debitorenwege und Kostenstellen auf der Geldzeile beschreibt das Handbuch im Kapitel Konten und Debitoren.
Was dazu gefragt wird.
Bucht der Export auch die PayPal-Gebühren?
Nein. Die Gebühren kennt Shopware nicht; sie stehen im PayPal-Auszug, und die Kanzlei erfasst sie von dort. Der Export bucht jede Zahlung mit ihrem vollen Betrag auf das Geldkonto; was PayPal davon einbehält, ist die Differenz zur Auszahlung.
Wie kommt die Sammelauszahlung in die Bücher?
Aus dem Bank- und dem PayPal-Auszug, durch die Kanzlei. Weil die einzelnen Zahlungen schon mit ihren Rechnungsnummern auf dem PayPal-Geldkonto stehen, muss sie die Summe nicht mehr auf Rechnungen verteilen.
Welches Geldkonto bekommt PayPal?
Das, auf dem deine Kanzlei PayPal führt. Die Zeile im Reiter Konten schlägt „z. B. 1200 (Bank) oder 1000 (Kasse)“ vor; ein festes Konto für PayPal gibt das Plugin nicht vor.
Muss jede Zahlungsart ein Geldkonto bekommen?
Der Schalter gilt für den ganzen Mandanten, und jede aktive Zahlungsart seiner Kanäle hat eine Zeile. Bleibt eine leer, bucht der Export ihre Zahlungen nicht und nennt sie in jedem Lauf als Hinweis „Geldkonto zur Zahlart fehlt“.
In welchem Monat steht eine Zahlung?
In dem, in dem sie in Shopware auf „Bezahlt“ wechselte, gelesen aus der Statushistorie. Bei Soll-Versteuerung steht eine Rechnung vom 31. Oktober, die am 2. November bezahlt wird, im Oktober-Export, ihre Zahlung im November-Export, weiter mit der Rechnungsnummer.
Was, wenn sich die Bestellung nach der Rechnung ändert?
Die Zahlung bucht den heutigen Betrag der Bestellung, der Debitor bliebe also um die Differenz offen. Der Prüfbericht nennt beide Beträge; sauber ist eine Gutschrift oder ein Storno zur Rechnung.
Brauche ich einen eigenen Debitor für PayPal?
Nein. Mit dem Sammeldebitor buchen Rechnung und Zahlung gegen dasselbe Personenkonto. „Sammeldebitor je Zahlungsart“ gibt PayPal einen eigenen Debitor; wechselt eine Bestellung nach der Rechnung die Zahlungsart, buchen Forderung und Zahlung dann auf verschiedene Konten, und der Posten bleibt offen.
Die anderen Steuerfälle
Ist-Versteuerung
Gebucht zum echten Zahldatum, mit Zahlungen und Erstattungen; OSS und EU-Geschäftskunden zum Rechnungsdatum.
Kleinunternehmer
Umsätze nach § 19 UStG ohne Steuer und ohne Steuerschlüssel.
EU-Geschäftskunden
Innergemeinschaftliche Lieferung und Reverse-Charge an Firmen mit USt-ID.
Drittland
Steuerfreie Ausfuhr, besteuerte Drittlandslieferung und der Sonderfall Nordirland.
Gutschrift und Storno
Generalumkehr oder Seitenwechsel, Gutschrift, Storno und die echte Erstattung.
Fremdwährung
Umsatz in der Belegwährung, Kurs und Basis-Umsatz in Euro.
Versandkosten und Gutscheine
Versand und Rabatte anteilig auf 7 % und 19 %, auf Wunsch der Kanzlei auf eigenen Konten.