DATEV-Export
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  2. Einrichten

Einrichtung In neun Schritten zur ersten Datei.

Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Halte die Berater- und Mandantennummer deiner Kanzlei bereit und die Konten, die dein Steuerberater vorgibt.

  1. 1

    Installieren und öffnen

    Installiere das Plugin aus dem Shopware Store und öffne in der Administration Bestellungen › DATEV-Export. Der Einstieg ist das Dashboard: Es zeigt je Mandant, ob er bereit ist, was zuletzt exportiert wurde und was auf den nächsten Lauf wartet.

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    Mandanten

    Dringendes zuerst. Ein Klick auf die Zeile zeigt den Mandanten in den Karten darunter.

    MandantBereitschaftLetzter ExportWartetZeitplan
    Muster Retail GmbHMandantennr. 55002Hinweise · 1noch keiner72alle BelegeTäglichals Nächstes: 15.09.2026
    Muster Handels GmbHMandantennr. 55001Bereit15.09.202601.08.2026 - 31.08.20260seit 01.09.2026Monatlichnichts offen
    Muster Digital UGMandantennr. 55003Bereitnoch keiner0alle BelegeAusLäufe nur von Hand

    1. Öffne in der Administration Bestellungen › DATEV-Export.

    2. Lies in der Karte Mandanten in der Spalte Bereitschaft ab, ob ein Mandant bereit ist.

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    Den ersten Mandanten anlegen

    Ein Mandant entspricht einem Mandanten bei DATEV. Der Assistent fragt in fünf Schritten ab, was DATEV braucht: Kanzlei mit Berater- und Mandantennummer, Verkaufskanäle, Buchführung mit Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge und Sitzland, die Erlöskonten und die Buchungsweise. Unter jedem Feld steht, was es bewirkt und was üblich ist; alles bleibt später änderbar.

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    Mandant anlegen

    ✓Steuerberater

    ✓Verkaufskanäle

    3Buchführung

    4Erlöskonten

    5Buchung

    Kontenrahmen & Wirtschaftsjahr

    Der Kontenrahmen ist das Nummernsystem deiner Buchhaltung - er bestimmt, welche Kontonummern die Buchungen bekommen; die Stellenzahl kommt aus ihm. Dazu: wann dein Geschäftsjahr beginnt und wo dein Unternehmen sitzt - das entscheidet, wie der Export Zeiträume schneidet und was als Inland gilt.

    Kontenrahmen *SKR03In Deutschland sind SKR03 und SKR04 üblich. Beide sind fachlich gleichwertig - sie ordnen dieselben Konten nur anders an, am Ergebnis der Buchhaltung ändert das nichts. Wähle am besten den, den dein Steuerberater führt.

    Sachkontenlänge4Wie viele Stellen deine Sachkonten haben. Kommt aus dem Kontenrahmen - bei den meisten sind es 4.

    Wirtschaftsjahr-Beginn01-01Der erste Tag deines Geschäftsjahres als MM-TT (Monat zuerst). Bei den meisten der 1. Januar, also 01-01.

    Sitzland der FirmaDEDas Land, in dem deine Firma sitzt (Länderkürzel, z. B. DE).

    SpäterZurückWeiter

    1. Klicke unter Stammdaten › Mandanten auf „Per Assistent einrichten“.

    2. Füll den Schritt aus und klicke auf „Weiter“.

    3. Im fünften Schritt legst du den Mandanten mit „Speichern“ an.

  3. 3

    Die Konten zuordnen

    Im Reiter Konten legst du die Erlöskonten je Steuersatz fest, die Geldkonten je Zahlungsart und das Debitorenkonto. Für die Erlöskonten stehen die DATEV-Standardkonten für SKR03 oder SKR04 als Vorschlag daneben; Debitor und Geldkonten gibt deine Kanzlei vor.

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    Bestellungen › DATEV-Export › Mandanten

    Muster Handels GmbH

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    StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle

    Für den Steuersatz 7 % ist kein Erlöskonto hinterlegt. Belege mit diesem Steuersatz können nicht gebucht werden - welches Konto richtig ist, weiß der Steuerberater.

    Erlöskonten je Steuersatz

    1 offen

    Wohin deine Verkäufe gebucht werden - für die Sätze deines Shops Pflicht

    Deine Steuersätze

    Erlöse 19 %

    8400

    Erlöse 7 %Ohne Konto blockiert der Export Belege mit diesem Satz. Standard 8300 übernehmen

    Standard 8300

    Abweichende Konten je Verkaufskanal

    Geldkonten je Zahlungsart

    Wo das Geld landet - nur bei aktivem Zahlungs-Export

    Vorkasse

    1200

    Rechnung

    1200

    PayPalOhne Konto wird die Zahlung nicht gebucht.

    z. B. 1200 (Bank) oder 1000 (Kasse)

    1. Trag im Reiter Konten für jeden Steuersatz ein Erlöskonto ein oder übernimm den Standard.

    2. Trag in der Karte Geldkonten je Zahlungsart die Geldkonten ein.

    3. Trag in der Karte Debitorenkonto das Konto ein, das deine Kanzlei vorgibt.

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    OSS pflegen, falls du am OSS-Verfahren teilnimmst

    Nimmst du am One-Stop-Shop-Verfahren teil, schaltest du im Reiter Steuer & OSS „OSS-Verfahren aktiv“ ein und hinterlegst je Bestimmungsland ein Erlöskonto - oder du nimmst ein Sammelkonto mit Steuerschlüssel. Beide Wege gibt es getrennt für Waren und für elektronische Leistungen. Die Steuersätze kommen aus deinen Steuerregeln in Shopware. Ohne OSS bucht der Export EU-Verkäufe an Privatkunden mit deutschem Satz wie Inlandsumsätze.

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    Bestellungen › DATEV-Export › Mandanten

    Muster Handels GmbH

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    StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle

    Kleinunternehmerregelung

    Ob dieser Mandant Umsatzsteuer ausweist

    Kleinunternehmer nach §19 UStG

    OSS-Buchungsmethode

    Zwei Buchungswege für OSS-Umsätze an EU-Privatkunden

    OSS-Verfahren aktiv

    Methode

    Sammelkonto + Steuerschlüssel 240Alle OSS-Umsätze auf ein Konto, getrennt nach Land über den Steuerschlüssel. Standard: 8320.

    Erlöskonto je Bestimmungsland (Empfehlung)Eigenes Erlöskonto pro EU-Land - die Zuordnung pflegt der Tab Steuer & OSS.

    Exportiert wird der im Shop tatsächlich berechnete Steuersatz. Das ist nur dann der korrekte Bestimmungsland-Satz, wenn im Shop die zielland-basierte Besteuerung (OSS) aktiv ist. Die Steuersätze kommen aus Shopware und werden hier nicht gepflegt.

    Erlöskonten je EU-Bestimmungsland

    Die Steuersätze je Land führt Shopware. Diese Tabelle gehört zur Methode "Erlöskonto je Bestimmungsland": dort bekommt jedes EU-Land sein eigenes DATEV-Erlöskonto - eines für Waren, optional ein zweites für elektronische Leistungen (Downloads).

    Für 2 Länder ist ein Erlöskonto hinterlegt. Fehlt für einen OSS-Umsatz das Konto für Bestimmungsland und Leistungsart, blockiert der gesamte Exportlauf. Länder ohne solche Umsätze brauchen kein Konto. Weitere Länder ergänzt du über "…" am Ende der jeweiligen Zeile.

    LandISOSteuersatzDATEV-ErlöskontoKonto digital
    FrankreichFR20 %8401kein Konto
    NiederlandeNL21 %kein Kontokein Konto
    ÖsterreichAT20 %8402kein Konto

    1. Schalte im Reiter Steuer & OSS „OSS-Verfahren aktiv“ ein.

    2. Wähle unter Methode das Erlöskonto je Bestimmungsland oder das Sammelkonto.

    3. Trag in der Karte Erlöskonten je EU-Bestimmungsland je Land das Konto ein.

  5. 5

    Die Verkaufskanäle kontrollieren

    Die Kanäle hast du im Assistenten gewählt; im Reiter Verkaufskanäle änderst du sie später. Ein Mandant exportiert genau die Verkaufskanäle, die ihm gehören, und ein Kanal gehört genau einem Mandanten. Mehrere Firmen in einem Shop trennst du so mit je einem Mandanten.

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    Bestellungen › DATEV-Export › Mandanten

    Muster Handels GmbH

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    StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle

    Die Zuordnung steht: Mindestens ein Verkaufskanal gehört zu diesem Mandanten, und es gibt keinen Kanal mit Bestellungen, der zu gar keinem Mandanten gehört.

    Verkaufskanäle

    Welche Verkaufskanäle gehören zu diesem Mandanten? Ein Kanal kann nur genau einem Mandanten zugeordnet sein - bereits vergebene Kanäle stehen nicht zur Auswahl.

    Zugeordnete VerkaufskanäleStorefrontB2B-Shop

    Nicht wählbar, weil einem anderen Mandanten zugeordnet: Marktplatz (Muster Retail GmbH)

    1. Prüf im Reiter Verkaufskanäle die zugeordneten Kanäle.

    2. Kanäle, die schon einem anderen Mandanten gehören, stehen darunter mit dessen Namen.

  6. 6

    Die Bereitschaft prüfen

    Die Karte Bereitschaft auf dem Dashboard listet, was vor dem ersten Export noch fehlt - eine Beraternummer, ein Erlöskonto, ein Kanal - und verlinkt direkt an die Stelle, an der du es nachträgst.

    dein-shop.de/admin

    Bereitschaft · Muster Handels GmbH

    1 Blocker · Hinweise: 0

    Was der nächste Export braucht - jede Zeile führt direkt zur Behebung.

    Mandant konfiguriertBeraternr. 12345

    Verkaufskanal zugeordnetKanäle: 2

    Für den Steuersatz 7 % ist kein Erlöskonto hinterlegt. Belege mit diesem Steuersatz können nicht gebucht werden - welches Konto richtig ist, weiß der Steuerberater.Mandant öffnen

    1. Klicke an einer offenen Zeile auf „Mandant öffnen“.

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    Vorschau rechnen und Testexport fahren

    Auf der Seite Export wählst du den Zeitraum - Vormonat, aktueller Monat oder frei - und rechnest die Vorschau: Belege, Buchungen und Summen, ohne dass eine Datei entsteht. Danach der Testexport: eine echte, vollständige Datei, die nichts sperrt und sich beliebig oft wiederholen lässt.

    dein-shop.de/admin

    Vorschau der Buchungen Zeitraum 01.08.2026 - 31.08.2026. Read-only-Vorschau: welche Buchungen der Export enthält - dieselbe Prüfung wie beim echten Export, ohne eine Datei zu erzeugen.

    Bestellungen1.204

    Buchungen1.311

    Summe Soll321.090,25 €

    Summe Haben321.090,25 €

    Prüfung

    Keine Beanstandungen - der Export würde ohne blockierende Fehler durchlaufen.

    Buchungszeilen

    BelegdatumKontoGegenkontoS/HUmsatzBU-SchlüsselBelegfeld 1Buchungstext
    0108100008400S119,00RE-10041Beleg RE-10041
    0108100008300S53,50RE-10042Beleg RE-10042
    0208100008125S840,00RE-10043Beleg RE-10043
    0308100008400H119,00GS-1007Beleg GS-1007

    1. Wähle in der Karte Zeitraum den Vormonat, den laufenden Monat oder „Eigener Zeitraum“.

    2. Klicke auf „Vorschau erstellen“.

    3. Lies unter der Seite die Kennzahlen und die Buchungszeilen der Vorschau.

    4. Klicke auf „Testexport erstellen“.

  8. 8

    Testdatei und Infoblatt an die Kanzlei geben

    Gib der Kanzlei den Buchungsstapel des Testexports und das Infoblatt - der Link Steuerberater-Infoblatt (PDF) steht auf der Seite Export. Sie importiert testweise und gleicht ab; das Infoblatt erklärt ihr alle Konventionen der Datei, vom Vorlauf bis zur Reihenfolge des Imports. Die Belegpakete entstehen mit dem ersten verbindlichen Export.

    dein-shop.de/admin

    Bestellungen › DATEV-Export › Verlauf

    Export vom 01.09.2026

    Zurück

    FertigErfolgreichMuster Handels GmbH01.08.2026 - 31.08.2026ZeitplanSchnittstelle v700

    ÜbersichtPrüfberichtAbstimmungProtokollE-Mail

    Bestellungen1.204

    Buchungen1.311

    Buchungsvolumen (Soll+Haben)642.180,50 €

    Fehler und Hinweise0

    Datei

    EXTF_Buchungsstapel_55001_20260801-20260831.csvSHA-256 a3f1 9c2e …Herunterladen

    EXTF_Div-Adressen_55001_20260801-20260831.csvSHA-256 7b0d 41aa …Herunterladen

    DATEV_Belege_55001_20260801-20260831.zipSHA-256 e58c 0f13 …Herunterladen

    Alle Dateien dieses Laufs gehören zusammen an die Kanzlei - jede Buchung verweist über ihren Beleglink auf genau ein Belegbild.

    Wiederverwendungs-Sperre & Prüfkette

    Belege gesperrt
    Ja
    Gesperrt am
    01.09.2026 06:02
    Fingerabdruck des Laufs
    9c41 e07a …
    Fingerabdruck des Vorgängers
    52d8 a1f3 …

    Gesperrte Belege werden bei einem erneuten Export desselben Zeitraums nicht noch einmal gebucht. Der Fingerabdruck des Laufs fasst ALLE Dateien dieses Laufs zusammen und verkettet sich mit dem seines Vorgängers - so lässt sich nachweisen, dass keine Datei nachträglich verändert oder entfernt wurde. Das ist nicht die DATEV-Festschreibung; die steht im Dateikopf und wird im Mandanten eingestellt.

    1. Lade im Lauf des Testexports den Buchungsstapel über „Herunterladen“.

    2. Lade auf der Seite Export das Steuerberater-Infoblatt (PDF).

  9. 9

    Den geplanten Export einrichten

    Ist der Test abgestimmt, schaltest du im Reiter Export den automatischen Export ein und stellst Rhythmus und Stunde ein - täglich, wöchentlich oder monatlich, in der Zeitzone des Mandanten - dazu die Mailadresse der Kanzlei. Ab dann läuft die Abgabe von selbst; im Verlauf siehst du jeden Lauf mit seinen Dateien.

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    Bestellungen › DATEV-Export › Mandanten

    Muster Handels GmbH

    AbbrechenSpeichern

    StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle

    Automatischer Export

    Ob dieser Mandant von selbst exportiert wird, in welchem Rhythmus und zu welcher Stunde

    Automatischer geplanter Export

    Export-IntervallMonatlich (am 1. für den Vormonat)

    Export-Uhrzeit6 Uhr

    Als Nächstes fällig: 01.09.2026 - 30.09.2026.Zuletzt exportiert: 01.08.2026 - 31.08.2026.

    Mail nach dem automatischen Export

    Ob und an wen die Export-Mail geht. Jede Adresse erhält ihre eigene Mail mit demselben Inhalt.

    Mail versenden

    Steuerberater-E-Mailpost@kanzlei.example

    Zweite Steuerberater-Adresseteam@kanzlei.example

    Eigene Adresseoffice@muster.example

    1. Schalte im Reiter Export „Automatischer geplanter Export“ ein.

    2. Wähle Export-Intervall und Export-Uhrzeit.

    3. Trag unter Steuerberater-E-Mail die Adresse der Kanzlei ein.

Gut zu wissen

Was vor dem ersten Export zählt.

  • Bestellungen aus der Zeit vor der Installation werden vollständig berücksichtigt. Grundlage sind die Belege in Shopware, nicht ein Protokoll ab dem Installationstag.
  • Ein Nachtragslauf über vergangene Monate oder ein ganzes Wirtschaftsjahr ist jederzeit möglich, ohne Zeitlimit und ohne Konsole.
  • Die Systemwährung des Shops muss Euro sein. Bestellungen in anderen Währungen gehen mit Kurs und Basis-Umsatz in Euro in die Datei.
  • Ein Hinweis fast an jeder Einstellung sagt dir, was sie bewirkt. Was die Kanzlei vorgibt - Kontenrahmen, Buchungsweise, Stornoart - richtest du nach ihr.

Weiter im Handbuch

Mandant und Assistent

Was ein Mandant ist, der Assistent in fünf Schritten und wann es mehrere braucht.

Konten und Debitoren

Erlös-, Geld-, Versand- und Gutscheinkonten, die vier Wege zum Debitor und die Kostenstellen.

Export und Verlauf

Zeitraum, Vorschau, Testexport und Export, der laufende Lauf und der Verlauf.

Alle Einstellungen

Jede Einstellung am Mandanten und die globalen Schalter, mit Vorgabe und Wirkung.

Begriffe

Buchungsstapel, Generalumkehr, Festschreibung und die anderen Wörter aus DATEV und Shopware.