Mandant und Assistent
Was ein Mandant ist, der Assistent in fünf Schritten und wann es mehrere braucht.
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Einrichtung In neun Schritten zur ersten Datei.
Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Halte die Berater- und Mandantennummer deiner Kanzlei bereit und die Konten, die dein Steuerberater vorgibt.
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Installieren und öffnen
Installiere das Plugin aus dem Shopware Store und öffne in der Administration Bestellungen › DATEV-Export. Der Einstieg ist das Dashboard: Es zeigt je Mandant, ob er bereit ist, was zuletzt exportiert wurde und was auf den nächsten Lauf wartet.
dein-shop.de/admin
Mandanten
Dringendes zuerst. Ein Klick auf die Zeile zeigt den Mandanten in den Karten darunter.
Mandant Bereitschaft Letzter Export Wartet Zeitplan Muster Retail GmbHMandantennr. 55002 Hinweise · 1 noch keiner 72alle Belege Täglichals Nächstes: 15.09.2026 Muster Handels GmbHMandantennr. 55001 Bereit 15.09.202601.08.2026 - 31.08.2026 0seit 01.09.2026 Monatlichnichts offen Muster Digital UGMandantennr. 55003 Bereit noch keiner 0alle Belege AusLäufe nur von Hand -
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Den ersten Mandanten anlegen
Ein Mandant entspricht einem Mandanten bei DATEV. Der Assistent fragt in fünf Schritten ab, was DATEV braucht: Kanzlei mit Berater- und Mandantennummer, Verkaufskanäle, Buchführung mit Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge und Sitzland, die Erlöskonten und die Buchungsweise. Unter jedem Feld steht, was es bewirkt und was üblich ist; alles bleibt später änderbar.
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Die Konten zuordnen
Im Reiter Konten legst du die Erlöskonten je Steuersatz fest, die Geldkonten je Zahlungsart und das Debitorenkonto. Für die Erlöskonten stehen die DATEV-Standardkonten für SKR03 oder SKR04 als Vorschlag daneben; Debitor und Geldkonten gibt deine Kanzlei vor.
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OSS pflegen, falls du am OSS-Verfahren teilnimmst
Nimmst du am One-Stop-Shop-Verfahren teil, schaltest du im Reiter Steuer & OSS „OSS-Verfahren aktiv“ ein und hinterlegst je Bestimmungsland ein Erlöskonto - oder du nimmst ein Sammelkonto mit Steuerschlüssel. Beide Wege gibt es getrennt für Waren und für elektronische Leistungen. Die Steuersätze kommen aus deinen Steuerregeln in Shopware. Ohne OSS bucht der Export EU-Verkäufe an Privatkunden mit deutschem Satz wie Inlandsumsätze.
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Die Verkaufskanäle kontrollieren
Die Kanäle hast du im Assistenten gewählt; im Reiter Verkaufskanäle änderst du sie später. Ein Mandant exportiert genau die Verkaufskanäle, die ihm gehören, und ein Kanal gehört genau einem Mandanten. Mehrere Firmen in einem Shop trennst du so mit je einem Mandanten.
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Die Bereitschaft prüfen
Die Karte Bereitschaft auf dem Dashboard listet, was vor dem ersten Export noch fehlt - eine Beraternummer, ein Erlöskonto, ein Kanal - und verlinkt direkt an die Stelle, an der du es nachträgst.
dein-shop.de/admin
Bereitschaft · Muster Handels GmbH
1 Blocker · Hinweise: 0Was der nächste Export braucht - jede Zeile führt direkt zur Behebung.
Mandant konfiguriertBeraternr. 12345
Verkaufskanal zugeordnetKanäle: 2
Für den Steuersatz 7 % ist kein Erlöskonto hinterlegt. Belege mit diesem Steuersatz können nicht gebucht werden - welches Konto richtig ist, weiß der Steuerberater.Mandant öffnen
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Vorschau rechnen und Testexport fahren
Auf der Seite Export wählst du den Zeitraum - Vormonat, aktueller Monat oder frei - und rechnest die Vorschau: Belege, Buchungen und Summen, ohne dass eine Datei entsteht. Danach der Testexport: eine echte, vollständige Datei, die nichts sperrt und sich beliebig oft wiederholen lässt.
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Testdatei und Infoblatt an die Kanzlei geben
Gib der Kanzlei den Buchungsstapel des Testexports und das Infoblatt - der Link Steuerberater-Infoblatt (PDF) steht auf der Seite Export. Sie importiert testweise und gleicht ab; das Infoblatt erklärt ihr alle Konventionen der Datei, vom Vorlauf bis zur Reihenfolge des Imports. Die Belegpakete entstehen mit dem ersten verbindlichen Export.
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Den geplanten Export einrichten
Ist der Test abgestimmt, schaltest du im Reiter Export den automatischen Export ein und stellst Rhythmus und Stunde ein - täglich, wöchentlich oder monatlich, in der Zeitzone des Mandanten - dazu die Mailadresse der Kanzlei. Ab dann läuft die Abgabe von selbst; im Verlauf siehst du jeden Lauf mit seinen Dateien.
Was vor dem ersten Export zählt.
- Bestellungen aus der Zeit vor der Installation werden vollständig berücksichtigt. Grundlage sind die Belege in Shopware, nicht ein Protokoll ab dem Installationstag.
- Ein Nachtragslauf über vergangene Monate oder ein ganzes Wirtschaftsjahr ist jederzeit möglich, ohne Zeitlimit und ohne Konsole.
- Die Systemwährung des Shops muss Euro sein. Bestellungen in anderen Währungen gehen mit Kurs und Basis-Umsatz in Euro in die Datei.
- Ein Hinweis fast an jeder Einstellung sagt dir, was sie bewirkt. Was die Kanzlei vorgibt - Kontenrahmen, Buchungsweise, Stornoart - richtest du nach ihr.
Weiter im Handbuch
Konten und Debitoren
Erlös-, Geld-, Versand- und Gutscheinkonten, die vier Wege zum Debitor und die Kostenstellen.
Export und Verlauf
Zeitraum, Vorschau, Testexport und Export, der laufende Lauf und der Verlauf.
Prüfbericht und Befunde
Fehler, die anhalten, und Hinweise, die nicht anhalten - und der Weg zu jeder Behebung.
Alle Einstellungen
Jede Einstellung am Mandanten und die globalen Schalter, mit Vorgabe und Wirkung.
Begriffe
Buchungsstapel, Generalumkehr, Festschreibung und die anderen Wörter aus DATEV und Shopware.