Mandant und Assistent
Was ein Mandant ist, der Assistent in fünf Schritten und wann es mehrere braucht.
- Startseite
- Handbuch
- Export und Verlauf
Handbuch Zeitraum wählen, fertig.
Auf der Exportseite wählst du Mandant und Zeitraum und startest Vorschau, Testexport oder Export. Was danach bleibt, steht im Verlauf - jeder Lauf mit seinen Dateien, seinem Prüfbericht und seinem Protokoll.
Mandant, Zeitraum, eine der drei Arten.
Der Zeitraum ist der Vormonat, der laufende Monat oder ein eigener. Es zählt das Belegdatum, bei Ist-Versteuerung das Zahldatum.
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Zeitraum
August 2026September 2026Eigener Zeitraum
Von01.08.2026
Bis31.08.2026
Es zählt das Belegdatum. Bereits exportierte Belege werden automatisch übersprungen; die Datei liegt danach im Lauf zum Herunterladen bereit und bleibt im Verlauf gespeichert.
Export starten
Vorschau erstellenZeigt Summen und Zeilen. Erzeugt keine Datei und sperrt keinen Beleg - im Verlauf steht sie als Vorschau.
Testexport erstellenErzeugt eine echte, vollständige Datei zum Prüfen. Der Lauf zählt nicht als Export, die Belege bleiben frei - im Dateikopf steht „Testexport".
Export erstellenVerbindlich: schreibt die Datei und sperrt die Belege gegen einen zweiten Export.
Steuerberater-Infoblatt (PDF)Das Infoblatt fasst für den Steuerberater zusammen, wie gebucht wird, welche Konten und Belegnummernkreise verwendet werden, was der Export bewusst nicht enthält und wie die Datei importiert wird. Am besten einmal zusammen mit der ersten Datei übergeben.
Wähle den Zeitraum mit den Knöpfen oben in der Karte Zeitraum oder trag Von und Bis selbst ein.
Starte in der Karte Export starten die Vorschau, den Testexport oder den Export.
Ein Zeitraum darf jederzeit erneut exportiert werden: In der Vorgabe „Überspringen“ lässt der Lauf schon gebuchte Belege weg, Nachzügler kommen in die neue Datei.
Unter den Knöpfen liegt das „Steuerberater-Infoblatt (PDF)“: wie gebucht wird, welche Konten und Nummernkreise, was bewusst fehlt - am besten mit der ersten Datei an die Kanzlei.
Das Dashboard zählt unter „Wartet auf Export“ die Belege, die nach dem Zeitraum des letzten verbindlichen Exports datiert sind; mit Zeitplan nennt es den nächsten fälligen Zeitraum.
Du siehst, wo er steht.
Das Fortschrittsfenster zeigt jeden Schritt vom Durchsuchen des Zeitraums bis zu den Belegpaketen, mit Balken und Restzeit. Der Lauf rechnet, solange das Fenster offen ist. „Anhalten“ schließt es, der Lauf steht dann, wo er war; über „Anzeigen“ am Hinweis „Ein Export dieses Mandanten ist nicht abgeschlossen“ öffnet es wieder, „Fortsetzen“ macht dort weiter. Läufe von Konsole und Zeitplan zeigt es nur an.
Gearbeitet wird in Schritten zu 250 Belegen, damit jeder Aufruf im Zeitlimit des Webservers bleibt. Ein langsamer Server bekommt in den Einstellungen kleinere Schritte.
dein-shop.de/admin
Export läuft×
Du kannst das Fenster schließen. Der Export bleibt gültig; fehlende Pakete lassen sich fortsetzen.
✓Zeitraum durchsuchen12.480 Zeilen durchsucht
✓Belege einplanenüber 1.204 Belege entschieden
●Belege buchenBelege verarbeitet: 750 von 1.204noch etwa 1 Minute
Kundendaten sammeln
Buchungen zusammenführen
Buchungen prüfen
Vollständigkeit abstimmen
Buchungsstapel schreiben
Debitoren-Stammdaten schreiben
Belege festschreiben
Belegpakete bauen
Anhalten
Klicke auf „Anhalten“, um den Lauf zu unterbrechen.
Öffne das Fenster über „Anzeigen“ am Hinweis auf der Exportseite wieder.
Klicke auf „Fortsetzen“, dann macht der Lauf dort weiter, wo er stand.
Jeder Lauf mit Art, Stand und Ergebnis.
Auch Vorschauen, Testexporte und Läufe ohne Datei bleiben stehen: sie sind der Nachweis, dass ein Zeitraum geprüft wurde und warum keine Datei entstand.
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Bestellungen › DATEV-Export › Verlauf
Export-Verlauf
Neuer Export
| Erstellt | Mandant | Zeitraum | Stand | Ergebnis | Art | Befunde | Buchungen | Volumen (Soll+Haben) | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 06:00 Uhr | Muster Handels GmbH | 01.08.2026 - 31.08.2026 | Fertig | Erfolgreich | Verbindlicher Export | - | 1.311 | 642.180,50 € | versendet | Als Testlauf verwerfenDetails ansehen |
| 28.08.2026 14:12 Uhr | Muster Handels GmbH | 01.08.2026 - 31.08.2026 | Fertig | Mit Hinweisen | Testexport | 2 | 1.311 | 642.180,50 € | - | |
| 28.08.2026 14:05 Uhr | Muster Handels GmbH | 01.08.2026 - 31.08.2026 | Fertig | Fehler | Vorschau | 2 | 0 | 0,00 € | - | |
| 03.08.2026 06:00 Uhr | Muster Handels GmbH | 01.07.2026 - 31.07.2026 | Abgebrochen | Erfolgreich | Verbindlicher Export | - | 1.187 | 598.410,20 € | nicht versendet | |
| 15.07.2026 10:30 Uhr | Muster Handels GmbH | 01.06.2026 - 30.06.2026 | Fertig | Erfolgreich | Verworfen | - | 987 | 497.230,00 € | - | |
| 14.07.2026 09:12 Uhr | Muster Handels GmbH | 01.06.2026 - 30.06.2026 | Fehlgeschlagen | Fehler | Testexport | - | 0 | 0,00 € | - |
- Vorschau
Dieselbe Prüfung ohne Datei; sperrt nichts.
- Testexport
Eine echte, vollständige Datei, deren Lauf nicht zählt; der Dateikopf trägt „Testexport“.
- Verbindlicher Export
Die Datei für die Kanzlei. Der Lauf sperrt seine Belege und verkettet sich mit seinem Vorgänger. Eine Mail geht über den Zeitplan oder mit --mail auf der Konsole hinaus, nie aus dem Admin.
- Verworfen
War verbindlich und wurde als Testlauf verworfen. Datei und Protokoll bleiben, seine Belege sind wieder frei.
- Abgebrochen
Vorzeitig beendet. Waren die Belege schon gesperrt, gilt der Export, und es fehlen nur Belegpakete; sonst zählt er nicht.
- Fehlgeschlagen
Nie gesperrt, zählt nicht. Eine heruntergeladene Datei nicht verwenden, sondern den Zeitraum neu exportieren.
- Erfolgreich
Datei erzeugt, kein Befund.
- Mit Hinweisen
Datei erzeugt, mit Hinweisen, die den Export nicht aufhalten. Auch ein Lauf ohne neue Buchung endet so, dann ohne Datei: ein Zeitraum ohne Belege oder einer, dessen Belege alle schon exportiert sind.
- Fehler
Keine Datei - mindestens ein Befund blockiert. Nach der Korrektur den Zeitraum erneut exportieren.
„Als Testlauf verwerfen“ im Zeilenmenü nimmt einen verbindlichen Lauf zurück; löschen lässt er sich erst danach. Hat die Kanzlei die Datei schon gebucht, ändert das dort nichts - vorher abstimmen.
Fünf Reiter je Lauf.
Übersicht, Prüfbericht, Abstimmung, Protokoll und E-Mail.
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Bestellungen › DATEV-Export › Verlauf
Export vom 01.09.2026
Zurück
FertigErfolgreichMuster Handels GmbH01.08.2026 - 31.08.2026ZeitplanSchnittstelle v700
ÜbersichtPrüfberichtAbstimmungProtokollE-Mail
Bestellungen1.204
Buchungen1.311
Buchungsvolumen (Soll+Haben)642.180,50 €
Fehler und Hinweise0
Datei
EXTF_Buchungsstapel_55001_20260801-20260831.csvSHA-256 a3f1 9c2e …Herunterladen
EXTF_Div-Adressen_55001_20260801-20260831.csvSHA-256 7b0d 41aa …Herunterladen
DATEV_Belege_55001_20260801-20260831.zipSHA-256 e58c 0f13 …Herunterladen
Alle Dateien dieses Laufs gehören zusammen an die Kanzlei - jede Buchung verweist über ihren Beleglink auf genau ein Belegbild.
Wiederverwendungs-Sperre & Prüfkette
- Belege gesperrt
- Ja
- Gesperrt am
- 01.09.2026 06:02
- Fingerabdruck des Laufs
- 9c41 e07a …
- Fingerabdruck des Vorgängers
- 52d8 a1f3 …
Gesperrte Belege werden bei einem erneuten Export desselben Zeitraums nicht noch einmal gebucht. Der Fingerabdruck des Laufs fasst ALLE Dateien dieses Laufs zusammen und verkettet sich mit dem seines Vorgängers - so lässt sich nachweisen, dass keine Datei nachträglich verändert oder entfernt wurde. Das ist nicht die DATEV-Festschreibung; die steht im Dateikopf und wird im Mandanten eingestellt.
Übersicht: Kennzahlen, die Karte „Datei“ mit jeder Datei des Laufs, jede mit eigener SHA-256-Prüfsumme und eigenem Download, und die Karte „Wiederverwendungs-Sperre & Prüfkette“ mit dem Fingerabdruck des Laufs und dem seines Vorgängers.
Prüfbericht, Abstimmung und Protokoll: ob das Gebuchte richtig ist, ob es vollständig ist und warum jeder Beleg so entschieden wurde.
E-Mail: Empfänger, Anhänge mit Größe, soweit verfügbar der gerenderte Wortlaut und je Adresse, ob die Übergabe an Shopwares Mailsystem geklappt hat. Scheitert sie, steht die Ursache für die erste betroffene Adresse dabei. Eine erfolgreiche Übergabe bestätigt keine Zustellung beim Empfänger.
Was dazu gefragt wird.
Warum hat ein Lauf keine Datei?
Weil ein Fehler ihn angehalten hat, oder weil es im Zeitraum nichts zu buchen gab. Beides steht im Verlauf; der Prüfbericht nennt den Grund.
Kann ich eine Datei später noch einmal herunterladen?
Ja. Jede Datei und jedes Belegpaket bleibt beim Lauf, alle mit eigener Prüfsumme.
Die anderen Kapitel
Konten und Debitoren
Erlös-, Geld-, Versand- und Gutscheinkonten, die vier Wege zum Debitor und die Kostenstellen.
Prüfbericht und Befunde
Fehler, die anhalten, und Hinweise, die nicht anhalten - und der Weg zu jeder Behebung.
Alle Einstellungen
Jede Einstellung am Mandanten und die globalen Schalter, mit Vorgabe und Wirkung.
Begriffe
Buchungsstapel, Generalumkehr, Festschreibung und die anderen Wörter aus DATEV und Shopware.