DATEV-Export
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Beispiel Am Ersten ist der Vormonat bei der Kanzlei.

Ein Shop, eine Firma, Soll-Versteuerung, der Zeitplan steht auf monatlich um 6 Uhr. So läuft ein gewöhnlicher Monat.

Der Ablauf

Vom Monatsende bis zum Import.

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Muster Handels GmbH

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StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle

Automatischer Export

Ob dieser Mandant von selbst exportiert wird, in welchem Rhythmus und zu welcher Stunde

Automatischer geplanter Export

Export-IntervallMonatlich (am 1. für den Vormonat)

Export-Uhrzeit6 Uhr

Als Nächstes fällig: 01.09.2026 - 30.09.2026.Zuletzt exportiert: 01.08.2026 - 31.08.2026.

Mail nach dem automatischen Export

Ob und an wen die Export-Mail geht. Jede Adresse erhält ihre eigene Mail mit demselben Inhalt.

Mail versenden

Steuerberater-E-Mailpost@kanzlei.example

Zweite Steuerberater-Adresseteam@kanzlei.example

Eigene Adresseoffice@muster.example

  1. Am Ersten, 6 Uhr

    Der August ist vollständig vorbei. In der eingestellten Stunde startet der Zeitplan den Lauf für den ganzen Monat.

  2. Der Lauf rechnet und prüft

    Alle Rechnungen, Gutschriften und Stornos des Monats, jeder Beleg mit Steuerfall und Konten. Prüfbericht und Abstimmung entstehen wie bei einem Export von Hand.

  3. Die Belege werden gesperrt

    Der Lauf hält seine Belege fest und hängt sich in die Prüfkette. Derselbe Monat landet nicht versehentlich doppelt in DATEV.

  4. Die Mail geht hinaus

    An den Steuerberater, die zweite Adresse in der Kanzlei und an dich: der Buchungsstapel als Anhang, bei Diversen Adressen oder Einzeldebitoren dazu die Stammdaten, die Belegpakete als Link.

  5. Die Kanzlei liest ein

    Erst die Debitoren-Stammdaten, falls der Mandant mit Diversen Adressen oder Einzeldebitoren bucht, dann den Buchungsstapel, dann die Belegpakete. Der Beleglink verbindet Buchung und Belegbild von selbst.

  6. Du schaust aufs Dashboard

    Letzter Export, wartende Belege, Buchungen und Befunde des letzten Laufs. Ein Blick reicht.

Wenn es anders kommt

Drei Fälle, die in jedem Shop vorkommen.

Eine Rechnung kommt zu spät

Am 3. September entsteht eine Rechnung, datiert auf den 31. August. Der nächste Lauf meldet sie mit dem Monat, in den sie gehört. Du exportierst den August noch einmal; in der neuen Datei steht nur der Nachzügler. Aus dem Admin geht keine Mail: Die Datei holst du im Verlauf und gibst sie der Kanzlei.

Eine Rechnung war falsch

Die Korrektur kommt als Storno in den nächsten Export, die neue Rechnung dazu. In DATEV stehen dann Rechnung, Storno und Neurechnung nebeneinander.

Ein Monat blockiert

Fehlt etwa ein Konto für einen neuen Steuersatz, entsteht keine Datei. Die Kanzlei und du bekommen eine Meldung; nach der Korrektur versucht der Zeitplan es in seiner Stunde erneut.

Fragen

Was dazu gefragt wird.

Muss ich am Ersten etwas tun?

Nein. Im Verlauf siehst du, ob der Lauf durchgelaufen ist; das Dashboard zeigt den letzten Export und seine Befunde.

Die anderen Beispiele

Die Umstellung

Testexport, Probeimport und Abgleich, bevor der erste verbindliche Lauf zählt.

Verkauf in die EU

Erlöskonto je Bestimmungsland und eine Lieferschwelle, die vor dem Reißen warnt.

Ein Jahr nachholen

Ein Wirtschaftsjahr in einem Lauf, in Schritten und bei Bedarf in mehreren Dateien.