Der Export rechnet einen Zeitraum durch, bevor er eine Datei schreibt, prüft sein Ergebnis selbst und hält zu jedem Beleg fest, warum er so gebucht wurde. Stimmt etwas nicht, entsteht keine Datei - keine halbe und keine falsche.
Alle drei rechnen denselben Zeitraum mit denselben Regeln. Sie unterscheiden sich darin, was danach bleibt.
| Vorschau | Testexport | Export | |
|---|---|---|---|
| Datei für DATEV | |||
| Prüfbericht und Protokoll | |||
| Abstimmung auf Vollständigkeit | |||
| Sperrt die Belege | |||
| Prüfkette (SHA-256) | |||
| Wiederholbar | beliebig oft | beliebig oft | nimmt nur Nachzügler mit |
Der Dateikopf eines Testexports trägt „Testexport“ - DATEV zeigt das beim Import an, eine Verwechslung mit der verbindlichen Datei fällt also auf.
Oben stehen die Befunde nach Art, getrennt in Fehler, die den Export aufhalten, und Hinweise, bei denen er weiterläuft; darunter jeder betroffene Beleg einzeln. Jeder Befund erklärt die Ursache und führt an die Stelle, an der er zu beheben ist.
Hält ein Fehler den Lauf an, entsteht kein Stapel, auch kein halber. Nichts wird gesperrt und nichts in die Kette gehängt. Prüfbericht und Protokoll bleiben trotzdem im Verlauf, damit klar ist, was gefehlt hat.
Das Protokoll beantwortet die Frage „warum?“. Je Beleg steht der Ausgang mit Grund: gebucht mit Steuerfall, Datum und Konten; übersprungen als Dublette, als überholte Rechnung oder außerhalb des Zeitraums; blockiert mit dem Fehler.
Der Prüfbericht sagt, ob das Gebuchte richtig ist - die Abstimmung, ob es vollständig ist. Vier Prüfungen, jede mit ihrem Ergebnis.
Von den Belegen im Zeitraum: wie viele gebucht, wie viele schon in einem früheren Lauf, wie viele nicht, wie viele bewusst ausgeschlossen.
Welche Bestellungen das Zusatzfeld „Von DATEV-Export ausschließen“ gesetzt haben.
Jede stornierte Bestellung, deren Rechnung schon gebucht ist, hat ihren Storno- oder Gutschriftbeleg.
Springt die Menge gegenüber dem vorigen Lauf auffällig, wird es genannt.
„Nicht gebucht“ ist nicht automatisch ein Fehler: Ein Beleg über 0,00 oder eine überholte Rechnung gehören dazu, das Protokoll nennt zu jedem den Grund. Was ein früherer Lauf schon gebucht hat, zählt die Abstimmung getrennt.
Was ein verbindlicher Export geschrieben hat, lässt sich nicht still ändern und nicht still wiederholen.
Die Belege eines verbindlichen Laufs werden festgehalten. Ein erneuter Export desselben Zeitraums nimmt in der Vorgabe nur Nachzügler mit, etwa Rechnungen, die danach entstanden sind; am Mandanten lässt sich das unter „Bereits exportierte Belege“ ändern.
Jeder gesperrte Beleg trägt den Fingerabdruck seiner Zeilen. Weicht der Shop später davon ab, fällt es auf, sobald derselbe Zeitraum noch einmal exportiert wird.
Jeder verbindliche Lauf bildet einen SHA-256-Fingerabdruck über seine Buchungs- und Stammdatendateien und verkettet sich damit mit seinem Vorgänger; die Belegpakete tragen je eine eigene Prüfsumme. So fällt auf, wenn ein Lauf oder eine Datei nachträglich fehlt oder sich verändert hat.
Das ist die Kette des Plugins. Die Festschreibung in DATEV ist ein Kennzeichen im Dateikopf, das du am Mandanten setzt.
Im Verlauf steht jeder Lauf mit Zeitraum, Stand, Ergebnis, Art und Befunden. Dateien und Belegpakete lassen sich jederzeit erneut herunterladen, jede Datei mit ihrer eigenen Prüfsumme.
Der Reiter „E-Mail“ zeigt, was zu einem Lauf hinausging: Empfänger, Anhänge mit Größe, den ausgelieferten Wortlaut und je Adresse, ob die Mail hinausging.
Ja: im Verlauf über das Menü „…“ am Ende seiner Zeile, mit „Als Testlauf verwerfen“. Datei, Prüfbericht und Protokoll bleiben, seine Belege gelten wieder als nicht exportiert und kommen beim nächsten Export mit. War er nicht der zuletzt erzeugte Lauf, zeigt die Prüfkette an dieser Stelle eine Lücke. Hat die Kanzlei die Datei schon gebucht, ändert das Verwerfen daran nichts - vorher abstimmen.
Jeder exportierte Beleg trägt einen Fingerabdruck seiner Zeilen. Exportierst du den Zeitraum noch einmal und hat sich etwas geändert, das in der Datei steht (Betrag, Konto, Steuerschlüssel, Datum, auch der Buchungstext), hält der Lauf an: Die Korrektur gehört als Gutschrift oder Storno in den nächsten Export. Hat sich nur die Kostenstelle oder das Personenkonto geändert, wird der Beleg mit Hinweis übersprungen, und die Datei entsteht.
Über die Belegnummer in Belegfeld 1, den Link zum Belegbild in Feld 20 und, wenn eingeschaltet, die Bestellnummer in Feld 95. Im Shop zeigt der Reiter „DATEV“ an jeder Bestellung, was zu ihr exportiert wurde.
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