Mandant und Assistent
Was ein Mandant ist, der Assistent in fünf Schritten und wann es mehrere braucht.
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Handbuch Die Steuersätze kommen aus dem Shop, die Konten von der Kanzlei.
Im Reiter „Konten“ ordnest du jedem Steuersatz ein Erlöskonto zu, jeder Zahlungsart ein Geldkonto und den Kunden einen Debitor. Für die Erlöskonten stehen die Standardkonten des Kontenrahmens als Vorschlag daneben.
Ein Konto für jeden Satz, der vorkommt.
Für jeden Steuersatz, den Bestellungen tatsächlich tragen, braucht es ein Erlöskonto - sonst hält der Export an. Der Assistent schlägt für 19 % und 7 % die Standardkonten vor.
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Bestellungen › DATEV-Export › Mandanten
Muster Handels GmbH
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StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle
Für den Steuersatz 7 % ist kein Erlöskonto hinterlegt. Belege mit diesem Steuersatz können nicht gebucht werden - welches Konto richtig ist, weiß der Steuerberater.
Erlöskonten je Steuersatz
1 offenWohin deine Verkäufe gebucht werden - für die Sätze deines Shops Pflicht
Deine Steuersätze
Erlöse 19 %
8400
Erlöse 7 %Ohne Konto blockiert der Export Belege mit diesem Satz. Standard 8300 übernehmen
Standard 8300
Abweichende Konten je Verkaufskanal
Geldkonten je Zahlungsart
Wo das Geld landet - nur bei aktivem Zahlungs-Export
Vorkasse
1200
Rechnung
1200
PayPalOhne Konto wird die Zahlung nicht gebucht.
z. B. 1200 (Bank) oder 1000 (Kasse)
Öffne den Mandanten im Reiter Konten und trag für jeden Steuersatz ein Erlöskonto ein, oder übernimm mit „Standard 8300 übernehmen“ den Vorschlag.
Steuerschlüssel sind freiwillig. Ein Automatikkonto wie 8400 trägt seinen Satz selbst; ein Schlüssel gehört nur auf Konten ohne Automatik - welche das sind, sagt der Steuerberater. Die Schlüsselfelder blendet der Schalter in der Karte „Steuerschlüssel (BU)“ ein.
Versand und Gutscheine buchen ohne eigenes Konto anteilig in die Erlöskonten; mit eigenem Konto je Steuersatz stehen sie getrennt - bei Inlandsverkäufen; als Gutschein zählt jeder Rabatt.
Die Konten der Auslandsfälle dürfen leer bleiben: dann bucht der Export auf das Standardkonto des Kontenrahmens und sagt es bei jedem Lauf.
Vier Wege zum Personenkonto.
Der Debitor ist das Personenkonto, gegen das die Erlöse gebucht werden. Ein Sammeldebitor ist in jedem Weg Pflicht - ein Personenkonto wie 10000, nicht das Sammelkonto 1400 oder 1200, das DATEV nicht direkt bebuchen lässt.
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StammdatenBuchungKontenSteuer & OSSExportVerkaufskanäle
Debitorenkonto
Das Kundenkonto, gegen das die Erlöse buchen - Pflicht
Ein SammeldebitorEin eigenes Personenkonto (z. B. 10000) für alle Kunden - reicht für den Export ohne Offene-Posten-Verwaltung. Empfehlung.
Sammeldebitor je ZahlungsartEin Debitorenkonto je Zahlungsart. Achtung: Wechselt eine Bestellung nachträglich die Zahlart, buchen Forderung und Zahlung auf verschiedene Konten.
Sammeldebitor + Diverse AdressenAlle Kunden buchen auf den Sammeldebitor, werden darin aber über eine Adressnummer unterschieden. Der Export erzeugt dafür eine zweite Datei ("Diverse Adressen"). Damit bleibt die Offene-Posten-Verwaltung je Kunde möglich, ohne für jeden Kunden ein eigenes Konto anzulegen. Voraussetzung: dein Steuerberater muss den Sammeldebitor in DATEV als "Diverses Konto" kennzeichnen. Kundennummern dürfen höchstens 9 Zeichen haben.
Einzeldebitoren (ein Konto je Kunde)Jeder Kunde bekommt ein eigenes Personenkonto - seine Kundennummer. Der Export erzeugt dafür eine zweite Datei (Debitoren-Stammdaten). Die Kundennummer muss dafür im Debitorenbereich liegen (bei vierstelligen Sachkonten 10000 bis 69999); passt sie nicht, bucht der Beleg auf den Sammeldebitor und der Lauf nennt den Kunden. Auch Gastbestellungen bekommen ein Konto, denn Shopware vergibt auch Gästen eine Kundennummer.
Sammeldebitor
10000
E-Mail und Telefon mitschicken?
Debitorenkonto-Regel
Wie aus dem Kunden das Personenkonto wird. Leer = die Kundennummer.
{{ order.orderCustomer.customerNumber }}Twig wie in den E-Mail-Vorlagen. Ergebnis: eine Zahl von 10000 bis 69999, je Kunde eine eigene. Die Vorschau prüft alle Kunden deiner Kanäle. Nur vor dem ersten Export ändern, danach nur mit der Kanzlei.
VorschauVorlagen
Ein Sammeldebitor: Ein Konto für alle Kunden. Reicht für einen reinen Umsatzexport.
Sammeldebitor je Zahlungsart: Ein eigenes Konto je Zahlungsart. Vorsicht bei offenen Posten, wenn sich die Zahlungsart nach der Rechnung ändert.
Sammeldebitor mit Diversen Adressen: Ein Konto, die Kunden unterschieden über eine Adressnummer. Dazu entsteht die Datei EXTF_Div-Adressen. Die Kanzlei kennzeichnet den Sammeldebitor in DATEV als „Diverses Konto“; Kundennummern höchstens 9 Zeichen.
Einzeldebitoren: Jeder Kunde bekommt ein eigenes Konto; welches, sagt eine Regel - ab Werk seine Kundennummer. Dazu entsteht die Datei EXTF_DebKred_Stamm.
Bei Einzeldebitoren muss die Nummer in den Bereich der Personenkonten passen, bei vierstelligen Sachkonten 10000 bis 69999; wer keine brauchbare Nummer hat, bucht auf den Sammeldebitor und wird im Prüfbericht genannt. Die Kanzlei liest die Stammdaten vor dem Buchungsstapel ein.
- Geldkonten je Zahlungsart
Nur nötig, wenn der Mandant Zahlungen exportiert. Die Zahlung bucht Geldkonto an Debitor, eine Erstattung die Gegenrichtung, immer gegen dasselbe Personenkonto wie die Rechnung.
- Abweichend je Kanal
Mit zwei oder mehr Kanälen lässt sich jede Kontenzeile je Kanal abweichend belegen. Nur der Debitor bleibt für alle Kanäle gleich.
- Kostenstellen
Regeln mit Priorität teilen KOST1 und KOST2 zu, nach Mandant, Kanal, Zahlungsart, Lieferland und Steuersatz. Sie ändern nie Konto, Betrag oder Steuer.
Die erste passende Regel gewinnt.
Alle aktiven Regeln werden nach Priorität geprüft, je Buchungszeile: ein Beleg mit 19 % und 7 % kann zwei Kostenstellen bekommen. Ein leeres Bedingungsfeld heißt „egal“ - eine Regel ohne Bedingung mit Priorität 0 fängt alles Übrige auf.
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Bestellungen › DATEV-Export › Kostenstellen
B2B-Shop
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Kostenstellen-Regel
Name, Priorität und ob die Regel überhaupt gilt
Kostenstellen-Regeln greifen nur, wenn beim Mandanten der Schalter "Kostenstellen befüllen" (Reiter Buchung) eingeschaltet ist. Sonst bleiben KOST1 und KOST2 im Export leer - egal welche Regel passt.
Regelname *B2B-Shop
Priorität10
Aktiv
Kostenstellen
Was die Regel in die DATEV-Felder 37 und 38 schreibt. Eine aktive Regel braucht mindestens einen der beiden Werte.
KOST1B2B
KOST2
Bedingungen
Wann die Regel greift
MandantMuster Handels GmbH
VerkaufskanalB2B-Shop
ZahlartAlle Zahlungsarten
Lieferland (ISO)Alle Länder
SteuersatzAlle Steuersätze
Wirksam erst mit dem Schalter „Kostenstellen befüllen“ im Reiter „Buchung“ des Mandanten.
Eine Regel mit Mandant gilt nur in dessen Exporten, ohne Mandant in allen.
Erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und Leerzeichen, höchstens 36 Zeichen - einen Bindestrich oder Umlaut lehnt DATEV ab.
Auf der Geldzeile greifen Kanal, Zahlungsart und Lieferland; eine Zahlung hat keinen Steuersatz.
Was dazu gefragt wird.
Welche Konten gelten für meine Kanzlei?
Die, die sie vorgibt. Das Plugin schlägt die Standardkonten von SKR03 und SKR04 vor; jedes davon lässt sich am Mandanten überschreiben.
Was, wenn die Nummer eines Kunden nicht in den Debitorenbereich passt?
Dann bucht der Beleg auf den Sammeldebitor, und der Prüfbericht nennt ihn mit der abgelehnten Nummer. Der Umsatz ist vollständig; es fehlt in der Kanzlei nur die Zuordnung zum Kunden.
Die anderen Kapitel
Export und Verlauf
Zeitraum, Vorschau, Testexport und Export, der laufende Lauf und der Verlauf.
Prüfbericht und Befunde
Fehler, die anhalten, und Hinweise, die nicht anhalten - und der Weg zu jeder Behebung.
Alle Einstellungen
Jede Einstellung am Mandanten und die globalen Schalter, mit Vorgabe und Wirkung.
Begriffe
Buchungsstapel, Generalumkehr, Festschreibung und die anderen Wörter aus DATEV und Shopware.